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手紙で謝罪する時の文章や文法

手紙で謝罪する時の文章や文法

人は間違いを犯すもので、そうなるとすぐに謝罪しなければなりません。時には手紙で謝罪文を書かなければならないこともあるでしょう。

手紙で謝罪するには幾つか注意点があります。書き言葉ゆえに注意深い表現を用いる必要があるでしょう。幾つかポイントをご紹介します。

時間を空けない

どちらかと言えば文章の書き方よりも態度の話になってしまいますが、謝罪の手紙はすぐに書くのが鉄則です。

そういった事例が発生してからあまりに時間が経ってしまうと謝罪の意思を持っていることを疑われ、さらには遅れて出した手紙が逆効果になってしまうことも考えられます。

気まずいかもしれませんが、すぐに手紙を書いて非を詫びる方が誠意が伝わります。加えて、自分の非が認められる場合は誠実にそれを謝罪しましょう。

素直な態度は基本的に受け入れられるものです。ビジネス上のトラブルで、明確に非論理的なクレームなどの場合はこの限りではありませんが、基本的には自分から謝るのが大切です。

単刀直入に

そんな謝罪の手紙を書く際のポイントですが、まず事項の挨拶は不要です。特にビジネスで謝罪の必要が生じた場合の手紙には謝罪の要件を伝えるのが唯一・最大の目的であって、挨拶は必要ありません。

一例を挙げるならば「謹啓~敬具」「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」などの表現から始め、すぐに要件に移りましょう。要件の中では、何が問題であり現在自分がどう感じているかをはっきりさせることが必要です。

この原因とわびの具体性に関しては、ビジネスレターや通常の業務に関する手紙よりもはっきりさせるべきです。

そうでなければ何が言いたいのか伝わらないだけでなく、やはり謝罪の意思があるのか疑われたり誠意がないとみなされる危険性があります。謝るのならはっきり謝り、原因と対策や今後の方針もきちんと明記しましょう。

誠意を伝える

ミスは繰り返さないという態度を示すことも必要です。特に何らかのミスが先方の著しい不利益につながった事例であったり、あるいはビジネスの場で不快な思いをさせてしまった場合、それが繰り返されると信用の問題にかかわってきます。

一度のミスは取り返せるものですが、何度も繰り返すと致命的になります。対策案を伝えたうえで、今後の変わらぬ付き合いを請う文章を入れましょう。

まとめ

以上が手紙で謝罪する場合の一例になります。それほど難しいことではなく、誠意が伝わる文章と今後の改善を伝える内容で締めくくりましょう。


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