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ビジネスレターの作り方と注意点

ビジネスレターの作り方と注意点

重要な要件を伝えるために使われる重要なツールが手紙です。ビジネスの世界でもメッセージを伝える手段として頻繁に使用されます。現在では電子メールが主流になりつつありますが。

書く機会の減った今こそ正しいビジネスレターの書き方を確認しておきましょう。書く際のルールは手紙でもメールでも変わりはありません。

「概要」で素早い理解を

ビジネスで送る手紙となると、確実に要件を伝えるためのものであって、久しぶりの挨拶などは目的となりません。要件を伝える以上、はっきりとした理路整然な内容が求められます。

「概要」は、要件に入る前に何が言いたいのかを明確にする役割があります。この概要で結論から伝えることで、先方の貴重な時間を浪費することを避けられます。

加えて、概要が非常に分かりやすい手紙は最後まで読む気を起こさせる効果があるため、アピールや宣伝としても効果的です。「詳細」はその後に続きます。

最初から詳細では始めてしまうとどうしても長くなり、結局何が言いたいのか分かりにくい文章となります。業務には無駄の入る余地はなく、連絡事項や手段にもそれは適用されます。

必ず概要で大まかに要点を述べた後に詳細に入るようにしましょう。

情報の優先順位

詳細の部分では、要件をどのような順番で紹介するかも重要です。細かなディテールの中から、相手にとって最も関係があり、相手が知りたがっているであろう情報を優先的に書きます。

この順序であれば相手の最善・最速の理解に貢献し、業務や効率面で親切にしていることになります。加えて、事実と主観を区別することも重要です。関係する相手は事実を知りたがります。

より理性的な判断を下し、業務に支障の無いようにするためです。しかし書き手の主観や意見であるにもかかわらず、まるでそれが事実であるかのように書いてしまうと、読み手に誤解を与えかねないばかりか、最悪の場合「騙そうとしている」「嘘をよく書く」といった印象を与える可能性すらあります。

裏付けがなければ、基本的には主観は主観として紹介すべきです。

短い文章で簡潔に伝える

概要と詳細の関係にも似ていますが、短く簡潔な文章は読み手の負担を減らします。何度も接続詞でつないだり結論のはっきりしない文章は避けましょう。

特につなぎ過ぎないように意識すれば、文章はおのずとはっきりしたものになってくるはずです。

まとめ

ビジネスレターの主な注意点を挙げてみましたが、基本は簡潔で要点の分かりやすい文章が必要です。これが実践できれば、どんな職場に行っても役立つことでしょう。


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